Comment télécharger un fichier sur un chatbot

Une fonctionnalité extrêmement précieuse pour les chatbots est la possibilité de recevoir des fichiers et des documents. Ci-dessous, nous décrivons les sept principaux cas d'utilisation des chatbots qui peuvent télécharger des fichiers texte, des fichiers PDF, des images, des fichiers audio et vidéo. Les gens sont habitués aux chatbots fournissant des informations via des conversations 24h/24 et 7j/7, mais il est moins courant de rencontrer des chatbots qui permettent à l'utilisateur de télécharger ses documents dans la conversation. Pourtant, ces chatbots automatisent des processus en quelques secondes qui, autrement, prendraient des heures.

Sept cas d'utilisation pour les chatbots qui peuvent télécharger des documents

1. Les chatbots dans l'éducation

Les universités, les collèges et les écoles automatisent de plus en plus leurs processus administratifs. Cela se produisait avant le COVID, mais s'est considérablement accéléré à partir de 2020, l'apprentissage à distance étant devenu le principal moyen par lequel les étudiants accédaient à leurs programmes. Dans le cadre de cette évolution technique, les organismes pédagogiques ont adopté un logiciel qui permet à l'élève de télécharger son travail.

Il s'agit d'une fonctionnalité essentielle de tout logiciel pour aider l'administration de l'éducation, mais elle est loin de ce qui est possible dans l'enseignement et l'apprentissage aujourd'hui. Avec l'arrivée des chatbots basés sur l'IA, il devient possible d'automatiser non seulement l'administration des cours, mais également certains aspects de l'expérience d'apprentissage. Vous voulez voir comment ? Essayez de parler à notre chatbot éducatif.

La grande valeur de l'apprentissage par chatbot par rapport à l'apprentissage passif via la vidéo ou même des conférences est que l'expérience est constamment interactive et engageante. Avec un chatbot capable de mettre en ligne des documents, la gestion de l'administration devient également plus sophistiquée. Le chatbot peut poser des questions pour vérifier que les bons documents sont soumis et c'est l'outil parfait pour les évaluations qui nécessitent une combinaison de réponses de conversation et la soumission d'un travail préparé.

2. Chatbots dans le gouvernement local

SnatchBot a récemment été approché par un organisme gouvernemental chargé de répondre aux préoccupations des résidents concernant les déchets et les dangers. Leur point de douleur était qu'il faut beaucoup de temps à un humain pour gérer un appel téléphonique et surtout que lorsqu'il s'agissait de demander au résident une photo du problème, le résident devait être référé au site Web du gouvernement local.

Un chatbot qui peut télécharger des photos d'utilisateurs est une solution parfaite pour ce cas d'utilisation, car il aide à la fois le personnel et les résidents. Désormais, les résidents disposent d'un service immédiat 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, qui ne prend que quelques secondes pour déposer le rapport et télécharger leurs photos. Pour le personnel, non seulement ils peuvent désormais fournir un service 24 heures sur 24, mais les détails de l'incident sont automatiquement placés dans le logiciel de gestion de projet backend, ce qui permet d'économiser des heures de temps à transférer laborieusement les détails des conversations téléphoniques dans des formulaires.

3. Téléchargement de documents sur les chatbots de gestion de projet

Une autre demande récente à SnatchBot était de créer un chatbot pour une grande entreprise qui a plus de 200 projets en cours d'exécution chaque jour, impliquant un millier d'employés. Ces projets sont gérés en arrière-plan avec une base de connaissances et un logiciel qui se déplace à travers les différentes étapes du projet.

La difficulté pour l'entreprise était que les interactions entre le personnel et le logiciel backend n'étaient pas assez intelligentes pour faire face à la variété des demandes provenant du personnel. Le service informatique devait donc constamment traiter les mêmes types de requêtes et la mise à jour de la base de connaissances était peu fréquente, car elle prenait du temps. La mise en œuvre de chatbots internes dans WhatsApp a permis à l'entreprise d'économiser énormément de temps informatique. Ces chatbots parlent au personnel de ses problèmes et il est essentiel que le personnel puisse télécharger des documents pertinents pour faire avancer le projet. La base de connaissances peut également être facilement complétée par des fichiers téléchargés via des chatbots.

4. Collecte de CV via chatbots pour les Ressources Humaines

Le secteur des RH a été l'un des premiers à adopter la technologie des chatbots. Il était immédiatement évident pour les recruteurs que l'automatisation de leurs formulaires leur ferait gagner des heures et des heures. Le demandeur d'emploi parle au chatbot et le chatbot stocke ses coordonnées dans des bases de données pertinentes et informe le demandeur d'emploi des informations pertinentes. Mais les premiers chatbots n'avaient pas la possibilité de télécharger des fichiers texte et il y avait donc encore un problème chronophage dans le processus.

Avec les chatbots qui peuvent importer des documents, cela a été résolu et les CV sont téléchargés et stockés via une conversation avec le chatbot, ce qui signifie que le personnel RH peut se concentrer sur des tâches plus complexes.

5. Éditeur et soumissions d'agent

SnatchBot a été invité à ajouter un chatbot au site Web d'un éditeur pour aider à faire face au flux constant de soumissions par les auteurs. La capacité de l'utilisateur à télécharger un échantillon de son écriture sous forme de fichier pdf ou texte sur le chatbot était cruciale pour cette tâche. Cela a ensuite été stocké avec les détails de l'utilisateur et l'éditeur de soumissions concerné a été alerté. De même, les grandes agences littéraires automatisent leur processus de soumission de cette manière et le fait que les chatbots puissent recevoir des documents d'utilisateurs rend cela possible.

6. Téléchargement des reçus sur les chatbots du service client

La capacité de l'organisation à recevoir des copies des reçus délivrés aux clients est essentielle à l'automatisation des requêtes des clients. Il y a à peine trois ans, cela constituait un obstacle à la création d'automatisations rapides et efficaces. Au lieu de cela, des conversations chronophages avec les représentants des clients étaient nécessaires ou, pire, des flux de conversation du service client mal mis en œuvre laissaient le client insatisfait.

Les clients étant désormais en mesure de télécharger des images de leurs reçus dans les conversations de chatbot, il y a une adoption rapide de la technologie de chatbot dans tout le secteur du service client. Pour le client, cela signifie un accès 24h/24 et 7j/7 à l'entreprise et via le canal de son choix, par ex. Messenger, WhatsApp, Viber, etc. Pour l'entreprise, les chatbots du service client permettent à son personnel de se concentrer sur les cas difficiles, les plus courants étant gérés presque entièrement automatiquement.

7. Chatbots médicaux et téléchargements d'images

La technologie médicale progresse rapidement et même les petites entreprises du secteur de la santé sont capables d'automatiser des processus qui, auparavant, auraient pris beaucoup de temps à la réception. De nos jours, les chatbots gèrent une grande partie des appels aux médecins et aux dentistes et en notant les détails de la personne qui recherche leur service, il est précieux que le chatbot puisse recevoir des photos. Parfois, une image raconte toute l'histoire.

Les clients de SnatchBot incluent un orthodontiste pour fournir un service d'urgence. Encore une fois, le service 24 heures sur 24 d'un chatbot est très attrayant pour une entreprise qui ne répondait auparavant aux appels que pendant les heures de réception. Désormais, l'utilisateur peut parler au chatbot à tout moment (via e-mail, WhatsApp ou Messenger) et si, par exemple, une attelle s'est cassée, télécharger une image du problème. L'orthodontiste reçoit une alerte par e-mail et peut étudier l'image pour voir l'urgence du problème et fixer un rendez-vous en conséquence.

Comment télécharger un document à l'aide d'un chatbot ?

Il y a une raison pour laquelle SnatchBot a été élu l'expérience utilisateur numéro un pour la facilité d'utilisation lors de la création de chabots par G2, et c'est que nous avons vraiment simplifié la création de chatbots. Lorsqu'il s'agit de télécharger des fichiers via des conversations de chatbot, notre fonctionnalité ne pourrait pas être plus facile à utiliser. L'utilisateur peut simplement faire glisser le fichier dans la barre de discussion ou après l'avoir copié, appuyer et maintenir la barre de discussion pour voir l'option de collage.

Si vous avez un cas d'utilisation qui nécessite un chatbot qui peut accepter les téléchargements, alors vous avez trouvé la bonne plateforme. Il ne pourrait pas être plus facile de créer votre propre chatbot avec SnatchBot. Allez-y et inscrivez-vous gratuitement! Ou, si vous souhaitez discuter avec nous de vos besoins en matière de chatbot et si nos constructeurs de chatbot experts peuvent vous aider dans votre projet, veuillez envoyer un e-mail à webuildforyou@snatchbot.me.